提升信息系统一体化。传统跟单步骤通常依靠多个独立的信息系统及工具，易损坏信息荒岛，提升沟通成本。通过引进统一的管理系统，能将订单、库存、物流、顾客反馈等信息集中在一个系统内。这类集中管理不仅提升了数据的清晰度，并且协助跟单人员及时获取所需的数据，降低了不断查看的时长。系统需要具备在线升级的功效，便于快速体现订单信息，缓解跟单人员的工作负担。
规范化的工作步骤。建立规范化的追踪步骤，使每个环节都有清晰的操作步骤和责任人。依据详尽的操作说明和流程表，追踪人员能够更清楚地了解他们的目标和重要性，防止模糊责任界定损坏的压力。定期培训追踪人员，提高他们对过程的熟悉度和执行力，提高团队的整体效率。
应用数据分析工具。数据分析能够帮助跟单人员更好的了解市场需求和顾客喜好。通过对历史订单数据的分析，企业能够预测未来的订单趋势，从而制定更合理的采购和生产规划。跟单人员能够通过这些信息作出更快地决策，减少对紧急状况的焦虑。使用数据可视化工具使繁杂的数据更容易理解，并协助跟单人员快速识别难题和机遇。
进一步加强团结、协作、沟通。跟单工作往往需要与多个部门融洽，如购置、仓储、物流等。为缓解部分跟单人员压力，企业应鼓励跨部门合作，建立定期沟通机制。定期召开大会或使用即时通讯工具，可以确保各部门之间的信息共享和反馈，降低信息堵塞损坏的工作耽误。团队协作氛围的营造能增强员工之间的互助精神，分散压力。
通过引进智能工具，也可以进一步提高效率。人工智能和自动控制的引入将大大缓解跟单人员的重复工作。比如，一键生成订单确认和物流追踪追踪顾客通告能节省跟单人员时间和精力，使他们更加重视顾客关系管理和市场拓展。这类智能运行状态不但提高了效率，并且改善了员工工作体验。
关心员工的心理健康。公司要认识到，跟单人员面临的压力不但来自工作量，还来自工作的心理现象。可以定期开展心理健康讲座，给予心理咨询服务，帮助员工释放压力，保持稳定的运行状态。适当的工作激励制度，如绩效奖励和团队建设活动，也能提高员工的积极性和信赖感，从而提高效率。
企业文化创新一样重要。建立以人为本的企业文化，重视职工反馈与建议，激励跟单人员提出改进过程的提议。创建开放的沟通环境，员工将认识到自己工作的价值，并希望积极开展过程的改进。文化的力量事实上能够促进企业凝聚力，减轻个人工作的压力。
跟单工作步骤需要从信息系统集成、标准化流程、数据分析、团结协作、智能工具、身体健康关爱、企业文化创新等方面进行。根据系统改善，能够有效减轻跟单人员压力，提高效率，最后提升企业的整体竞争力。在这种随时变化的市场环境下，逐步完善跟单步骤将成为企业成功的重要因素。
