1. 确立展览/参观目标
设置你展览或参观目标是至关重要的一步。无论是作为参展商或是观众，都要确立定义出展效果。可能目标包含推广新品、寻找供应商、获取最新的行业动态、拓展业务网络等。依据这些目标，优先分派时间表。
如果你是一个参展商，目标将包括展现新品、见面潜在客户、开拓新市场等。观众能够找到新的代理商，行业趋势或参加讨论会。明确方向后，可以根据展会得出时间表，集中时间与资源参加主要活动，避免不必要的浪费。
2. 提早研究展览内容与参展商目录
展览策划者一般会提前发布参展商名册、展区、活动时间表、展览主题等信息。通过对这些内容的初期研究，能够帮助你选择最有关的参展商和活动，并规划参观路经，以避免当场匆忙和盲目参观。
参展商名单：假如目标是寻找合作伙伴或经销商，可提前查看什么公司展览，挑选掩藏合作伙伴，标明其位置，优先选择重要的展台。
讨论会和讲座：很多展览举行行业讲座和讨论会，一般是行业趋势和技术创新的好时机。提早查看讲座时间表，选取与自身业务相关的主题，并将这些活动插进时间表中。
展览地图：展览场地布局，尤其是展览馆大小和参展商的分布特性，能够避免在展览当场迷路或消耗时间。在各类展览中，科学安排参观路经，集中参观某一展区，能节省时间精力。
3. 制定详细的时间表
依据展览的整体时间表，参展商或观众应依据自己的理想制定详细的时间表。针对参展商，可能需要安排产品展示时长、顾客大会和参与行业活动的时间；观众可能务必计划特殊展台和讲座。
优先选择关键时长：在展览开幕前几日或最最佳时机点分派最重要的任务。一般来说，在展览前几日，观众流量多，曝光机会多。这是参展商和客户跟客户会面的最佳时期。针对观众而言，基本浏览能够避免后期的拥挤，并和参展商开展更深入的沟通。
会议和商谈时长：如果你计划在展览期内与合作伙伴或客户会晤，提前预订时长至关重要。在展览开始前，通过电子邮件和电话与潜在客户沟通，预定社交会议时间，以保证有足够的时间谈判。
4. 预埋充足的缓冲时间
展览一般规模大，场地普遍，尤其是在大型国际展览中，展厅可能比预期的更长。在计划时间表时，确保每个任务中间有充足的缓冲时间，为应对交通条件、紧急会议或活动耽误等不可预见的状况。
参观时长预估：在每个展台或展区中间预埋一些缓冲时间，避免计划过度密切，损坏参观不全面或错过关键展台。如果你需要深入讨论或一些商品，你也需要有足够的时间。
灵活安排时长：在展览期内，不可避免会有出乎意料的机遇，例如碰到新的潜在客户或寻找有兴趣的展台。日程分配不必过紧，预埋灵便的时间点可以让你在必要时调节行程，抓住临时的商机。
5. 利用科技工具提高效率效率
数字化的发展，很多展览都提供了移动应用程序、服务平台和电子时间表，参展商和观众能通过这些工具更有效的管理时间和任务。
展会App：许多大型展览给予特殊手机应用程序，观众能通过应用软件查看展览时间表、地图、参展商目录，乃至提前预订参展商的会议时间。该应用程序还提供通知提醒，以避免观众错过重要的活动及大会。
任务管理工具我日程管理工具(如谷谷谷歌) Calendar、Trello等。)能够帮助参展商和观众更好地跟踪目标和行程，设置提醒作用，保证不遗漏全部关键步骤。
6. 均衡工作和休息
展览或参观展览一般是一项费用大量体力和精力活动，特别是多天的展览。在制订展览时间表时，合理安排歇息日至关重要。过度紧凑的日程分配可能会致使疲惫，影响整体效率。
休息和补充能量：参展商必须在展览空隙分派歇息日，尤其是当他们必须长时间站立或与很多客户沟通时。观众可以在参观空隙探寻休息区，以保证有充足的精力进行后续旅游。
社交和放松：很多展览不仅是商务活动，并且还提供社会机遇和放松环节。运用宴会、讨论会等活动，参展商和参观者可以在轻松的环境里扩张联络，进一步巩固商业关系。
7. 后续跟进与总结
展览完成后，参展商和观众应进行一定的后续工作。针对参展商而言，追踪潜在客户，整理顾客反馈，评定展览效果是很重要的。观众必须汇总展览期内收集的材料，整理联系信息，并及时与有兴趣的参展商联络。
整理数据和反馈：展览完成后，及时总结展览或参观的结果，包含收集的名片、探讨意愿和行业前景。针对参展商而言，这是进一步促进商业合作的关键期，尽早追踪能够夯实展览潜在盈利。
内部报告和评估：如果你代表公司参观或参观，应尽早向企业报告展览状况，评定展览效果，并做出下一个工作计划。
依据上述流程，参展商和参观者可以根据展览时间表合理安排自己的展览或参观计划，最大限度地利用时长与资源，提升参展效果。
